为规范学生档案管理工作，根据《普通高等学校学生管理规定》（教育部令第41号）、《高等学校档案管理办法》（教育部令第27号）和《四川省普通高等学校学生档案管理办法（试行）》等文件精神，结合学校实际，特制定本办法。

第一章 总则

第一条 学生档案是记载学生入学前和在校期间受教育过程中形成的具有保存价值的各种形式的文字资料和凭证，以及反映个人信息的档案材料。是国家和社会选拔录用人才的重要参考依据。

第二条 学生档案工作是高校档案工作的重要组成部分，学生档案管理必须实行集中统一管理的原则，确保学生档案的完整、准确、系统、安全。机要科负责学生档案的保管，二级学院负责学生档案收集、整理、审核（鉴定）和移交，学生处负责对学生档案的归档情况和质量进行检查，学生处、各二级学院负责高考档案的接转等相关工作。

第三条 学生档案管理工作主要内容

（一）接转、收集、审核（鉴定）、整理学生档案材料；

（二）办理学生档案的查阅、借阅；

（三）做好学生档案的安全、保密、保管工作；

（四）制定和完善学生档案管理规章制度，做好学生档案分析统计工作；

（五）办理其它有关学生档案事项。

第四条 高考档案由学生处及各二级学院安排相关人员专人负责接收、核查、整理，汇总至二级学院后，在新生入学3个月内移交至档案室。

第五条 各二级学院的辅导员要做好学生在校期间形成的档案材料的收集、整理工作，完成真实性、规范性审核并同时做好留存，待每年领取完善档案时做好材料归档。

第六条 各二级学院在学生离校后将毕业生的档案材料归档完毕并派发。其中休学学生档案和结业学生的档案由各二级学院按要求移交至档案室保管，退学学生档案在学生办理退学时一并退回生源地。

第二章 档案归档范围

第七条 归档的学生档案材料，必须全面、真实地反映学生的学习、成长过程，对其个人当前和长远具有参考价值和凭证作用。

第八条 学生档案的归档范围

（一）高考档案；

（二）入学登记表；

（三）成绩单；

（四）学年鉴定表；

（五）军训鉴定表；

（六）实习鉴定表；

（七）毕业生登记表；

（八）荣誉和奖励材料；

（九）处分及处分解除材料；

（十）学籍异动材料；

（十一）体检表；

（十二）高等学校毕业生档案转递单；

（十三）其它必要材料。

第三章 档案收集与管理

第十条 二级学院相关负责人对收集的材料要认真鉴别。属于归档范围的材料必须做到真实、完整、齐全、文字清楚、各类表格填写符合相关要求方能归档。不属于归档范围的材料，可视情况予以处理，必要时退还形成材料的部门。

第十一条 新生入学后，学生处、各二级学院按相关要求进行学生档案的收集和管理，流程及要求如下：

（一）高考档案接转：

邮寄到学校的高考档案由学生处统一接收、登记、造册转交至学生所在的二级学院；学生自带的高考档案，由辅导员负责接收、核查、整理；无高考档案的由辅导员负责催收；二级学院需在开学3个月内将所有收集的高考档案一次性或分批次移交至档案室，保证新生高考档案无遗漏（特殊情况除外）；未报到学生的高考档案在开学3个月内由学生处登记造册后进行妥善保管。

（二）新生档案的建立：

档案袋要求用黑色签字笔或钢笔书写，字迹要清晰、工整。每个档案袋上填写学生姓名（不得写曾用名）、性别、学院、籍贯、家庭地址、年级、专业班级、档案编号（档案编号为自编号，与档案系统录入编号一致）。

（三）新生档案移交：

辅导员以班级为单位填写《学生档案班级目录表》、《学生档案移交表》，作为档案移交的重要依据，同本班档案一起移交至档案室，并与档案管理人员完善交接手续。

主要归档材料：

1．《入学登记表》：一式两份，新生入学2个月内完成组建。学生姓名书写要准确，有曾用名需填写，个人不能随意改名；姓名、身份证号、出生年月必须与报考信息一致；反映父母、亲属政治面貌、工作单位等情况的文字材料要真实清楚；学院、专业、学号等信息务必准确无误；本人简历应从小学开始填写；个人照片必须使用学校统一规定的相片。

2.《学生成绩单》：一式一份，必须使用由教务系统统一打印的成绩单组档，同时必须加盖教务处印章。

3.《学年鉴定表》：一式一份，新生入学时开始组建，一学年填写一次，毕业当年5月底完成组建。表中出勤情况、综合考评成绩、奖励与处分需进行真实填写，如实记录学生在校表现；学生自我鉴定内容要客观评价学年综合情况，包括但不限于思想上、学习上、生活中、素质能力、身心健康情况、存在的主要问题和下一学年计划等，字数500字左右；班级、学院两级鉴定意见由各层级负责人填写，评价要客观、公正、真实，用语准确。

4.《军训鉴定表》：一式一份，军训结束后完成组建。编号由承训单位拟定；基本信息填写需真实准确；自我鉴定需着重真实描述军训中的表现、收获和成长，字数500字左右；承训单位意见、学校意见应反映学生军训真实鉴定结论，不得为空；军训成绩分为优秀、良好、及格和不及格四个等级，由承训单位填写。

5.《实习鉴定表》：一式三份，由教务处制定组建要求。

6.《毕业生登记表》：一式一份，毕业当年5月底前完成组建。表中学生自我鉴定内容要客观评价思想政治表现、学习与生活、专业素质及能力、身心健康情况、存在的主要问题和今后努力方向等，字数在 500 字左右。表格中的鉴定意见由各层级负责人填写，评价要全面，客观、公正、真实，用语标准。

7.奖励及处分材料：学生奖励及处分材料产生1个月内归入学生本人档案。学生处分到期，解除处分相关材料也应一并归档。

8.高等学校毕业生档案转递单：在《高等学校毕业生档案转递单》上填写就业单位名称（相关人力资源机构或专升本学校名称）、转递编号等信息，随档案材料密封后，按规定通过机要通信或邮政特快专递渠道转出档案。

9.学籍异动材料：异动学生办理完成后1个月内将申请审批材料归入学生本人档案。

10.毕业学生档案封装：学生毕业时，其个人档案应归档完整，经审核无误后，在其档案袋封面上标注档案袋中所装材料名称及数量，并密封、盖“档案密封专用章”。

11.毕业学生档案的派遣：学生处统一组织毕业生档案派遣，各二级学院负责督促学生进行系统派遣地址确认，未经地址确认的档案不予派遣。

12.备份档案材料：学生所有档案材料需按相关规定进行扫描并上传至档案管理系统进行备份。

13.档案材料填写部分须用黑色签字笔或钢笔填写，字迹要工整，并不得随意涂改，所有初次归档的材料不得使用复印件，须盖章的地方均为鲜章。

第十二条 因休学、入伍参军等学籍异动学生的档案作为非在校学生档案由二级学院移交档案室进行保管。学生复学后，应当及时将其档案按复学后班级重新归入在校生档案。

第十三条 学生降级、留级或转专业后，各二级学院应当及时将降级、留级、转专业学生的档案转至新班级完善交接手续，注销原班级名字并标注原因。

第十四条 学生退学后，个人档案连同高考档案一并退回学生生源地。

第四章 档案材料的审核

第十五条 按照“谁签字、谁盖章、谁负责”的原则，档案材料的填写规范及质量由各二级学院负责审核，思想政治表现由学生处负责审核，成绩由教务处负责审核。

第五章 档案利用

第十六条 确需查阅学生档案的，须遵守下列规定：

（一）各二级学院只能查阅本学院学生档案。查阅学生档案时，需填写《档案利用审批单》，审批通过后由学生档案管理人员或辅导员查阅。外单位查阅学生档案，应提供其单位介绍信。

（二）查阅学生档案，实行登记制度。查阅学生档案必须遵守保密制度和查阅规定，不得涂改、抽取、撤换档案材料。

（三）在校学生原则上不得查阅自己的档案材料，确有需要时在《档案利用审批单》上注明查阅事项，经审批同意后方可查阅与办理事项相关的档案材料。

（四）学生档案不得外借。

第六章 违纪与处罚

第十七条 有下列行为之一的，学校将按照《高等学校档案管理办法》（教育部令第27号）和学校的有关规定对相关责任人予以严肃处理。

（一）学生档案收集不全、审核不严、归档不规范，档案质量不高，有严重错漏而拒不整改或无法弥补的；

（二）未按相关规定和要求规范管理，拒不整改的；

（三）违反相关规定擅自涂改或伪造学生档案材料的；

（四）玩忽职守，造成学生档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；

（五）擅自出卖、赠送、交换档案的；

（六）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；

第七章 附则

第十八条 本办法由学生处负责解释。

第十九条 本办法自发布之日起施行。