第一章 学院资助档案管理制度总则

第一条 为规范我院学生资助档案，维护学生资助档案真实、完整和安全，保护好奖助学金、助学贷款、困难学生资助等各项资助工作的档案，维护档案的完整与安全，便于保管和利用。现根据上级相关文件规定并结合本院实际情况，制定学生资助档案管理制度。

第二条 资助档案管理工作人员要忠于职守，刻苦钻研业务，严格按照资助档案工作的各项规章制度办事。

第三条 资助工作中形成的具有保存价值的文件资料，都必须及时归档保存。

第四条 档案资料归档后要进行分类、编目和鉴定工作。

第五条 纸质档案资料做好防潮、防尘和防虫等保护工作。

第六条 档案资料存放要排列有序，编制相关的档号，便于查找。

第七条 定期对档案保管的状况定期进行检查、清理和核对。

第八条 档案外借必须履行登记手续，借出档案须在规定时间内归还。

第九条 年末组织收集整理全院资助资料，分类装订、分类编号、分类保管。

第十条 年末将梳理重要纸质档案材料上传至学生资助中心专用的资助信息备份电脑。

第二章 学院资助档案收集管理

第十一条 档案分类

学院资助档案按性质分为目录索引、文件类、资助管理类、学生个人资助档案四大类。

第十二条 档案建设内容及要求

(一)目录索引

目录索引是准确便捷查询资助档案的有效途径。通过目录索引可以把整个资助档案一览入目。

(二)文件类

1.上级部门文件。

2.校级文件。

(1)学院国家奖助学金具体实施办法。

(2)学院国家奖助学金评审领导小组(正式文件)，具体实施机构及评审人员名单。

(3)学院国家奖助学金管理工作计划、总结、整改方案等有关资料。

(4)校内学生资助相关的实施文件和管理办法。

（三）资助管理类

1.各类报表。

(1)报表1:学院在校受将助学生基本信息。

(2)报表2:学院国家奖助学金发放信息。

(3)报表3:学院国家奖助学金受助学生变动情况表。

(4)报表4：学院奖助学金发放信息。

(5)报表5：校内助学资金发放信息。

2.学生花名册。

按年级、专业、班级统计已注册的在校生花名册。

3.汇总表。

• 学院国家助学金受助学生名单。
• 校内各类资助学生名单。

4.受助学生学籍异动情况。

5.受助学生名单公示原始资料及公示结果。

6.请示或批复。（学院对国家助学金使用情况向上级主管部门的说明或请示，上级主管部门的答复或批复。）

7.财务资料。

(1)财务需提供上级部门划拨我院国家资助资金到学校账户的银行进账单或拨款单(复印件)。

(2)财务需提供和学院签订代发国家奖助学金等资金的银行付款记账清单。

8.受助学生感恩教育资料。

(四)学生个人资助档案

按年级、专业、班级归档，做到一班一盒、一人一档。主要包括以下资料:

1.学生受助明细表，由学院资助管理人员如实填写受助资金数额和发放时间。

2.高等职业院校国家助学金申请表及相关证明资料。

第三章 资助档案管理机构及其职责

第十三条 学院档案工作实行二级管理，一级管理是指学院学生资助管理中心的统筹管理；二级管理是指各二级学院的档案资料管理工作。

（一）学院学生资助管理中心档案管理员负责学院所有资助相关档案资料的统一收集管理，各二级学院的档案管理员负责各自档案资料的使用管理。

（二）档案管理人员要严格执行学院学生资助管理中心档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。

（三）学院学生资助管理中心档案管理员有职责对二级档案管理工作进行监督和指导，每年末对二级档案管理进行一次检查验收，并及将重要纸质材料上传至学院学生资助信息备份电脑。

第四章 档案借阅制度

第十四条 资助档案属于学生隐私信息，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经学院相关领导批准不得借阅。

（一）学院其他部门使用、借阅档案资料，须经学生资助管理中心档案保管负责人批准。阅档务必在办公室或指定的地方，不得携带外出，需要借出档案室的，须经学生资助管理中心档案保管负责人批准。

（二）借阅档案，务必履行登记、签收手续。

（三）借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由各级档案管理员催还。需要长期借出的，须经学院分管院长、学生资助管理中心档案保管负责人批准。

（四）借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人，以便查阅及催还。

（五）借阅档案资料者务必妥善保管档案资料，不得任意转借或复印、不得拆封、损污文件，归还时保证档案材料完整无损，否则，追究当事人职责。

（六）借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告学生资助管理中心档案保管负责人及时处理。

（七）重要档案、机密档案不得借阅，务必借阅的要经学生资助管理中心档案保管负责人批准，务必外借的，由学院分管领导审批。

（八）学院学生电子资助档案信息，仅供学院学生资助管理中心使用管理，不得通过任何电子渠道进行转发、拷贝、上传等违规操作。

注：各二级学院学生资助档案应根据资料的性质和部门需要，每三年移交一次毕业班级资料，务必保留的尽量留复印件及电子档，其余资料交学院学生资助管理中心统一保存。

第五章 资助档案鉴定销毁流程

第十五条 为了保证学院资助档案存储的优质化，有区别地保存和管理档案，减少和避免人力、物力、财力、场地的浪费，充分发挥档案的作用，对确无保存价值的档案进行鉴定销毁。

（一）家庭经济困难学生认定、国家奖助学金、服兵役国家教育资助学生个人申请等材料的电子扫描件须永久保存，纸质件至少保存至学生毕业后 3 年。学院学生资助管理中心将定期对档案室档案进行鉴定，准确地判定档案的存毁。

（二）档案鉴定工作应在学院学生资助中心负责人的带领下，按规定进行。

（三）销毁档案必须经过档案室负责人鉴定，形成鉴定报告，编制销毁清册，并报学院学生资助管理中心负责人批准，方能销毁。

（四）销毁档案必须到指定地点，销毁时注意保密，指定专人监销，监销人应在销毁清册上签字。  

第五章 附则

第十六条 本办法由学生资助管理中心负责解释。

第十七条 本办法自公布之日起执行。